Mensaje para Vlady

Vlady, Un hermano de Colombia nos pidio ayuda para organizar un video cafe para su ministerio de jovenes, y a continuacion publicamos el proceso que nuestros jovenes llevaron a cabo para obtener esta gran actividad:

0) Pedimos permiso a los pastores (esto conllevó informarles de todo lo
general)... (a) de llevar a cabo la actividad, (b) de usar el edificio.
1) Escogimos una fecha, aproximadamente 1 mes ó 1 mes y 2 semanas después de
habernos reunido a repartir los cargos. Tratamos de que fuera un viernes
para poder recoger el sábado más cómodamente.
2) Repartir los cargos, pero mantener la centralización. Se designaron
varias personas encargadas de formar y dirigir un comité para el área que se
le asignara; además, hubo una persona a la que esos encargados daban cuenta
de todo lo que hacían los comités y de lo que era necesario. Los comités
fueron (a) de comida, (b) de decoración, (c) de limpieza y planta física,
(d) de finanzas, (e) de publicidad (que incluía mandar cartas a las
iglesias, y llamar por teléfono a las iglesias para acordarles y a los
miembros de nuestra propia iglesia).
3) Elegimos un video que estuviera acorde al gusto de la población
(escogimos el Unplugged de Jesús Adrián Romero). Probamos el DVD con la
computadora que íbamos a usar para reproducirlo con bastante tiempo de
anticipación. La mañana del día de la presentación (que fue en la noche)
probamos el DVD en la iglesia, con el sistema de sonido, y fijamos los
volúmenes que necesitábamos.
4) La publicidad fue lo primero que se llevó a cabo, primero las cartas; más
tarde se hicieron las llamadas. El comité tenía que estar reportando los
pasos que daba.
5) Se preparó un menú para la venta y se empezó a pedir ayuda a los miembros
de la iglesia. Fue muy importante llamar con tiempo y tratar de conseguir
todo donado, esto nos ayudó a que nuestro bruto fuera casi igual al neto. En
nuestro caso, la venta estaba en el mismo salón del videocafé, así que
conseguimos, entre los jóvenes, 2 ó 3 lamparitas de mesa que nos ayudaran.
Las máquinas como las lámparas, extensiones, licuadoras, etc., así como todo
lo que fue neveritas y cucharones y demás, tratamos de conseguirlos entre el
grupo de jóvenes para que si se perdía algo, no hubiera tanto problemas.
6) Decoración preparó la idea, la cual estuvo acorde al tema del videocafé.
Usamos velones, las cuales colocamos arriba en las columnas lo que le dio un
toque especial (muy buena idea esa); tratamos de que la decoración enfocara
la atención hacia la pantalla. Usamos mucho la imaginación, y pedimos
consejo a quienes podían ayudarnos (e.g. cierta decoradora de interiores muy
amiga del grupo). La mañana del gran día, mientras se hacía la prueba de
sonido, se decoró el salón. Comida, mientras estaban decorando, preparó su
esquina, puso menús que podían leerse y demás.
7) Finanzas cobró en la puerta, cada RD $1000.00 acumulados, llevábamos el
dinero abajo, a una de las oficinas, para ponerlo bajo llave, dejando arriba
una cierta cantidad para poder devolver a quienes pagaban. Hicimos venta de
tickets de cambio, así los de comida no tenían que preocuparse por ensuciar
el dinero o no; como casi todos los precios fueron múltiplos de 5, hicimos
tickets de $5, $10, $20, $50 y $100. Las personas compraban el ticket fuera
del salón; junto al puesto de venta había un menú para que la gente supiera
aproximadamente cuánto necesitaba.
8) Durante la presentación, hubo un host, que dio la bienvenida y la
despedida, además de invitar a nuestras reuniones de jóvenes. También
designamos unos meseros (varones y mujeres) que iban tomando órdenes a
quienes estaban sentados porque a veces la gente no compra por no pararse,
además, eso ayudó mucho a que no hubiera basura tirada. Tuvimos un portero
afuera, en la puerta del parqueo, y dos porteros en la puerta del edificio
quienes eran que cobraban. Las personas en el comité de Comida, Limpieza y
planta física, y Finanzas siguieron estando asignadas en sus respectivas
áreas; las otras se repartieron para ayudar, según sus dones.
9) Luego que acabó el videocafé, tratamos de limpiar y recoger todo lo que
podíamos ahí mismo, para tener menos trabajo al otro día. También se contó
el dinero esa misma noche y se puso en lugar seguro. El sábado fuimos a la
iglesia para limpiar (estábamos supuestos a ir todos, o al menos unos 15,
pero nomás aparecimos 5 gatos).

* Para cada movimiento (e.g. enviar cartas, preparar menú, etc.) había una
fecha límite.
* Limpieza y planta física pusieron flechas indicando dónde estaban los
baños e hicieron una barrera de sillas para que la gente no pasara a las
oficinas.
* Yo, que estaba encargado de todo, me mantuve sin ningún cargo específico
(como portero, o mesero, o lo que sea), para estar disponible para resolver
cualquier problema que surgiera y para poder suplir si se necesitaba otro
sitio.